Horizon Europe per le PMI: 70% o 100%, costi indiretti al 25% e status di PMI, spiegati

Sono un Valutatore Esperto Verificato e un venture builder, e ho esaminato piu di 3.700 aziende e proposte. Le regole di budget di Horizon Europe sono dove le piccole imprese perdono piu tempo, quindi questo articolo le segue nell'ordine in cui le incontri. Mi baso su quattro documenti ufficiali: l'Annotated Model Grant Agreement (AGA, versione 2.0 del 1 aprile 2025), le General Annexes del Work Programme 2026-2027 di Horizon Europe, l'Online Manual del Funding and Tenders Portal (versione 1.3 del 1 maggio 2026) e le Rules for Legal Entity Validation and Financial Capacity Assessment (versione 5.0). Quando un punto viene da li lo dico; quando e un mio giudizio, lo dico lo stesso. Le condizioni del singolo bando o topic possono sempre derogare alle regole generali, quindi leggile prima di fissare un budget.

Chi paga cosa: 100% per le RIA, 70% per le IA

Il tasso di finanziamento dipende dal tipo di azione, non dalla dimensione della tua azienda. Le General Annexes indicano questi tassi massimi:

La differenza fra i due tipi principali sta nel lavoro finanziato. Una RIA mira soprattutto a stabilire nuove conoscenze o a esplorare la fattibilita di una tecnologia, prodotto, processo o servizio nuovo o migliorato, inclusi test e validazione di un prototipo in scala ridotta in laboratorio o in ambiente simulato. Una IA mira direttamente a produrre piani, soluzioni o progetti per prodotti, processi o servizi nuovi o migliorati, e puo includere prototipazione, test, dimostrazione, piloti, validazione di prodotto su larga scala e replicazione sul mercato. Il testo del topic dice quale si applica.

Quindi la risposta a "le PMI sono finanziate al 100% in una RIA?" e si, 100% dei costi ammissibili. La risposta a "una PMI e finanziata al 70% in una IA?" e anche si, ma una grande impresa ottiene lo stesso 70%. Nelle General Annexes non ho trovato un tasso specifico per le PMI. Tre cose da tenere a mente:

• Sono tassi massimi. Le General Annexes aggiungono che altri tassi possono essere fissati nelle condizioni del bando o del topic.
• I tassi si valutano per singolo beneficiario. Un beneficiario al 70% puo avere un'entita affiliata al 100%, e ciascuno e finanziato al proprio tasso (AGA, Articolo 5.3).
• La sovvenzione non puo produrre un utile. Se ricavi piu sovvenzione superano i costi, l'eccedenza viene detratta dal contributo finale.

Anche la sovvenzione dell'EIC Accelerator copre fino al 70% dei costi ammissibili; vedi EIC Accelerator vs Horizon Europe.

Il forfait del 25% sui costi indiretti, con un esempio numerico

Horizon Europe rimborsa i costi indiretti (spese generali) con un tasso forfettario del 25% dei costi diretti ammissibili, con un'esclusione importante: la base non include il subappalto, il sostegno finanziario a terzi, ne i costi unitari e le somme forfettarie che contengono gia costi indiretti. Per Horizon Europe l'AGA esenta anche le categorie di costo specifiche, tranne i costi aggiuntivi ERC. Non devi calcolare le tue spese generali reali ne conservare documenti su di esse. Devi invece conservare le prove che i costi diretti su cui poggia il forfait sono ammissibili.

La domanda che ricevo piu spesso e se il 25% si calcoli prima o dopo il 70%. L'ordine e questo: costi diretti ammissibili, poi il forfait sulla base consentita, poi il tasso di finanziamento sul totale. Il 30% non viene mai tolto dal budget prima di applicare il 25%. Ecco un esempio che ho costruito per mostrare la meccanica (le cifre sono mie, il metodo e quello dell'AGA). Una PMI in una Innovation Action dichiara:

Tre letture. Primo, il 25% si applica su EUR 340.000, non su EUR 400.000: il subappalto contribuisce alla sovvenzione ma non genera spese generali. Secondo, il 30% che finanzi tu comprende il 30% dei costi indiretti (EUR 25.500 su 85.000). Terzo, il calcolo non cambia se applichi prima il 25% e poi il 70%, o il contrario, purche la base sia giusta: il 70% di 85.000 e 59.500, che e anche il 25% del 70% di 340.000. L'errore da evitare e una base sbagliata.

Una conseguenza per la pianificazione, e questo e un mio giudizio: spostare EUR 60.000 dal subappalto al personale interno porterebbe la base a EUR 400.000, i costi indiretti a EUR 100.000, i costi ammissibili a EUR 500.000 e il contributo IA a EUR 350.000, cioe EUR 10.500 in piu. Non sceglierei tra subappalto e assunzione su questa base, ma devi sapere che il budget risponde. L'AGA ha un esempio con la stessa logica, basato su un'universita pubblica con EUR 130.000 di costi diretti, di cui EUR 20.000 di subappalto: i costi indiretti sono EUR 27.500.

Costi del personale e titolari di PMI senza stipendio

I dipendenti si rendicontano come costi del personale, e l'AGA richiede che i giorni dichiarati siano identificabili e verificabili. Esiste una regola speciale per una situazione comune nelle piccole imprese: il fondatore o titolare che non percepisce uno stipendio.

• Chi rientra. I proprietari o co-proprietari diretti di una PMI beneficiaria, qualunque sia la loro quota, che non sono dipendenti della stessa. La regola copre anche i titolari pagati con un contratto di servizi o con la distribuzione degli utili, e i beneficiari persone fisiche. I titolari che detengono tramite un'altra societa non sono "diretti".
• Chi non rientra. Il titolare che riceve uno stipendio registrato in contabilita, salvo che questo stipendio copra esclusivamente la gestione della societa e non sia legato all'azione.
• Come si calcola. Come costo unitario: una tariffa giornaliera moltiplicata per i giorni lavorati nell'azione. Per i bandi aperti dal 30 luglio 2024 la tariffa giornaliera e EUR 8.745,4 diviso 18, cioe EUR 485,86, moltiplicata per un coefficiente di correzione specifico del paese (quello usato per le azioni Marie Sklodowska-Curie in vigore al momento del bando). Con un coefficiente di 1,00 solo per fare i conti, 60 giorni sarebbero EUR 29.151,60.
• Cosa devi dimostrare. Un registro dei giorni lavorati dal titolare nell'azione.
• Tetto. Il limite orizzontale di 215 giorni per persona all'anno vale su tutte le sovvenzioni UE, e per i titolari vale anche se hai lavorato su una sola sovvenzione UE in quell'anno.

Somma forfettaria o costi effettivi: cosa cambia per una PMI

La maggior parte delle azioni Horizon Europe e a costi effettivi. Le General Annexes dicono che la somma forfettaria si usa solo dove le condizioni del bando o del topic la prevedono. Con una somma forfettaria il tasso di finanziamento e gia incorporato nell'importo e non compare nel grant agreement.

• In fase di proposta descrivi il budget in una tabella di dettaglio. E la base per fissare la somma forfettaria, e i suoi costi devono rispettare le stesse condizioni di ammissibilita delle sovvenzioni a costi effettivi, in particolare il miglior rapporto qualita-prezzo e l'assenza di conflitti di interesse per acquisti e subappalti. Se la tabella contiene costi non ammissibili, la sovvenzione puo essere ridotta, anche piu avanti nel progetto o dopo la sua fine.
• Durante il progetto la somma forfettaria e ammissibile se il lavoro e stato svolto come descritto nell'Allegato 1 e l'output o il risultato che attiva il pagamento e stato raggiunto. I tuoi costi reali non sono il criterio.

Per una piccola azienda il cambiamento pratico, nella mia lettura, e che rendiconti il lavoro completato e non i costi sostenuti, quindi il flusso di cassa segue il completamento dei work package. Non ho potuto verificare nei documenti generali come un bando specifico suddivida i pagamenti o tratti i costi indiretti dentro la somma forfettaria, quindi leggi le condizioni del topic prima di giudicare se si adatta alla tua cassa.

Status di PMI: uno status, non un ruolo

"Un partner PMI e lo stesso di un partner di consorzio?" No. Nel grant agreement i ruoli sono coordinatore, beneficiario, entita affiliata, partner associato, subappaltatore e altri. PMI e uno status di un'organizzazione, come grande impresa o ente senza scopo di lucro. Una PMI puo essere coordinatore, beneficiario o partner associato. I partner associati partecipano senza diritto di imputare costi. Non ho trovato nell'AGA una categoria "partner industriale".

La definizione e come viene verificata

Una PMI, secondo la Raccomandazione 2003/361/CE della Commissione, e un'impresa che esercita un'attivita economica, con meno di 250 persone e un fatturato annuo non superiore a EUR 50 milioni e/o un totale di bilancio annuo non superiore a EUR 43 milioni. Le soglie si calcolano includendo personale, fatturato e bilancio delle imprese partner e collegate, non solo i tuoi.

• Quando lo status di PMI non incide su ammissibilita o finanziamento, lo autodichiari semplicemente in fase di registrazione.
• Quando il bando rende lo status di PMI un criterio di ammissibilita, o da un tasso piu alto o un altro vantaggio, fai l'autovalutazione guidata (SME self-assessment wizard) nel Participant Register, con i dati finanziari dell'ultimo esercizio approvato della tua organizzazione e di quelle collegate.
• Se il Central Validation Service lo chiede, fornisci l'organigramma societario, gli azionisti e i bilanci approvati delle entita collegate e partner. Le start-up senza bilanci chiusi possono qualificarsi con una stima in un business plan.
• L'UE puo controllare in qualsiasi momento, e una dichiarazione falsa puo portare a risoluzione e recupero delle somme versate.

Cosa succede se cambia il tuo status di PMI

Con la regola dei due anni della Raccomandazione, lo status dipende da due esercizi consecutivi: lo perdi solo se superi le soglie per due esercizi consecutivi. L'eccezione e una fusione o acquisizione: lo status si perde subito dalla data dell'operazione se il gruppo risultante supera le soglie. L'autovalutazione guarda un solo esercizio, quindi un'azienda che l'anno prima era sotto le soglie dovrebbe chiedere al Central Validation Service una validazione formale che consideri entrambi gli esercizi. Devi aggiornare i dati nel Participant Register tramite il tuo LEAR.

Cosa comporta il cambio dipende da cosa faceva per te lo status di PMI. Nelle General Annexes il tasso dipende dal tipo di azione e dall'essere senza scopo di lucro, quindi non ho trovato un meccanismo per cui perdere lo status di PMI abbassi il tasso di un beneficiario RIA o IA. Pero l'AGA dice che le condizioni del tasso di finanziamento devono normalmente essere rispettate per tutta l'azione. E dice che l'ente concedente puo risolvere una partecipazione se un cambiamento nella situazione del beneficiario mette in discussione l'assegnazione. Il suo esempio e una PMI acquisita da un'altra societa, in una sovvenzione dove essere PMI era una condizione di assegnazione: la sovvenzione e stata risolta. Nella maggior parte dei casi di perdita di ammissibilita, aggiunge l'AGA, l'ente chiede semplicemente al consorzio di sostituire il partner o di cambiarne il ruolo. I costi diventano non ammissibili dalla data del cambiamento. Anche il costo unitario per i titolari di PMI richiede una PMI. Quindi: avvisa presto il coordinatore e verifica se il tuo topic rendeva lo status di PMI una condizione.

Capacita finanziaria: cosa si controlla per una piccola azienda

La capacita finanziaria e un controllo sul fatto che i candidati abbiano risorse stabili e sufficienti, fatto durante la preparazione della sovvenzione. Secondo le General Annexes si fa normalmente per il coordinatore quando la sovvenzione richiesta e pari o superiore a EUR 500.000, con due eccezioni: enti pubblici e organizzazioni internazionali, e richieste fino a EUR 60.000. Per gli altri candidati si fa se necessario, e l'Online Manual nota che possono valere regole specifiche del programma. Quindi un piccolo partner non coordinatore spesso non viene controllato, ma puo esserlo.

• Cosa fornisci. Di norma conto economico e stato patrimoniale degli ultimi due esercizi chiusi. Oltre EUR 750.000 richiesti, una relazione di revisione legale se esiste o e obbligatoria per legge, altrimenti una dichiarazione firmata sulla validita dei conti. Le start-up senza bilanci chiusi forniscono un business plan per un anno, e le entita recenti con un solo esercizio chiuso sono valutate su quell'anno.
• Cosa si guarda. Indicatori finanziari neutri (liquidita, autonomia finanziaria, solvibilita, redditivita), piu la dipendenza dai fondi UE e perdite e ricavi degli anni precedenti.
• Fatturato basso. Non ho trovato nessuna soglia minima di fatturato in questi documenti. Il controllo esamina se le risorse bastano per la tua quota di progetto, ed e per questo che una societa molto piccola in un progetto grande puo sollevare domande.
• Se l'esito e debole. L'ente concedente puo chiedere piu informazioni, versare il prefinanziamento a rate, proporre nessun prefinanziamento, o chiedere la sostituzione del candidato o respingere la proposta. Una valutazione valida dura 18 mesi dalla chiusura dell'ultimo bilancio.

PMI del Regno Unito e della Svizzera nei consorzi

Entrambi i paesi sono nell'elenco dei paesi associati a Horizon Europe nelle General Annexes 2026-2027, quindi le entita stabilite li possono essere beneficiari ammissibili al finanziamento.

• Regno Unito. Associato all'intero programma per le procedure di assegnazione che attuano il bilancio UE 2024 e successivi, con un'eccezione: l'EIC Fund, la parte equity dell'EIC Accelerator.
• Svizzera. L'associazione si applica con effetto retroattivo dal 1 gennaio 2025, con l'accordo firmato il 10 novembre 2025. Per i bandi precedenti (dal 2021 al 2024) era il governo svizzero a finanziare direttamente i partecipanti svizzeri, non l'UE.

Il test PMI usa la stessa definizione ed e applicato all'intero gruppo di imprese collegate e partner, ovunque siano. Per un'azienda britannica o svizzera, verifica le date del bando a cui ti candidi.

Se stai costruendo una proposta, la mia guida su come scrivere una proposta Horizon Europe copre la struttura, e Horizon Europe per le PMI spiega quali azioni guardare. Per una mappa piu ampia degli strumenti, vedi fondi europei per le PMI nel 2026.

Domande frequenti