Horizon Europe para pymes: 70% o 100%, costes indirectos del 25% y estatus de pyme, explicados

Soy Evaluador Experto Verificado y venture builder, y he revisado mas de 3.700 empresas y propuestas. Las reglas de presupuesto de Horizon Europe son donde las empresas pequenas pierden mas tiempo, asi que este articulo las recorre en el orden en que las encuentras. Me baso en cuatro documentos oficiales: el Annotated Model Grant Agreement (AGA, version 2.0 del 1 de abril de 2025), los General Annexes del Work Programme 2026-2027 de Horizon Europe, el Online Manual del Funding and Tenders Portal (version 1.3 del 1 de mayo de 2026) y las Rules for Legal Entity Validation and Financial Capacity Assessment (version 5.0). Cuando un punto viene de ahi lo digo; cuando es mi criterio, tambien. Las condiciones de cada convocatoria o topic pueden apartarse siempre de las reglas generales, asi que leelas antes de fijar un presupuesto.

Quien paga que: 100% en las RIA, 70% en las IA

La tasa de financiacion depende del tipo de accion, no del tamano de tu empresa. Los General Annexes indican estas tasas maximas:

La diferencia entre los dos tipos principales esta en el trabajo financiado. Una RIA busca sobre todo establecer nuevos conocimientos o explorar la viabilidad de una tecnologia, producto, proceso o servicio nuevo o mejorado, incluidos pruebas y validacion de un prototipo a pequena escala en laboratorio o entorno simulado. Una IA busca directamente producir planes, disposiciones o disenos de productos, procesos o servicios nuevos o mejorados, y puede incluir prototipado, pruebas, demostracion, pilotos, validacion de producto a gran escala y replicacion en el mercado. El texto del topic dice cual se aplica.

Asi que la respuesta a "las pymes se financian al 100% en una RIA?" es si, 100% de los costes elegibles. La respuesta a "una pyme se financia al 70% en una IA?" tambien es si, pero una gran empresa recibe el mismo 70%. En los General Annexes no encontre una tasa especifica para pymes. Tres cosas a tener en cuenta:

• Son tasas maximas. Los General Annexes anaden que otras tasas pueden fijarse en las condiciones de la convocatoria o del topic.
• Las tasas se evaluan por beneficiario. Un beneficiario al 70% puede tener una entidad afiliada al 100%, y cada uno se financia a su propia tasa (AGA, Articulo 5.3).
• La subvencion no puede producir beneficio. Si los ingresos mas la subvencion superan los costes, el excedente se deduce de la subvencion final.

La subvencion del EIC Accelerator tambien cubre hasta el 70% de los costes elegibles; mira EIC Accelerator vs Horizon Europe.

El tanto alzado del 25% de costes indirectos, con un ejemplo numerico

Horizon Europe reembolsa los costes indirectos (costes generales) con un tanto alzado del 25% de los costes directos elegibles, con una exclusion importante: la base no incluye la subcontratacion, el apoyo financiero a terceros, ni los costes unitarios y sumas globales que ya incluyen costes indirectos. Para Horizon Europe el AGA exime ademas las categorias de coste especificas, salvo los costes adicionales ERC. No tienes que calcular tus costes generales reales ni guardar documentos sobre ellos. Si tienes que conservar los justificantes de que los costes directos sobre los que se aplica el tanto alzado son elegibles.

La pregunta que mas recibo es si el 25% se calcula antes o despues del 70%. El orden es este: costes directos elegibles, luego el tanto alzado sobre la base permitida, luego la tasa de financiacion sobre el total. El 30% nunca se resta del presupuesto antes de aplicar el 25%. Este es un ejemplo que he construido para mostrar la mecanica (las cifras son mias, el metodo es el del AGA). Una pyme en una Innovation Action declara:

Tres lecturas. Primera, el 25% se aplica sobre EUR 340.000, no sobre EUR 400.000: la subcontratacion contribuye a la subvencion pero no genera costes generales. Segunda, el 30% que financias tu incluye el 30% de los costes indirectos (EUR 25.500 de 85.000). Tercera, la cuenta no cambia si aplicas primero el 25% y luego el 70%, o al reves, siempre que la base sea correcta: el 70% de 85.000 es 59.500, que tambien es el 25% del 70% de 340.000. El error que evitar es una base equivocada.

Una consecuencia para la planificacion, y es criterio mio: pasar EUR 60.000 de subcontratacion a personal propio subiria la base a EUR 400.000, los costes indirectos a EUR 100.000, los costes elegibles a EUR 500.000 y la subvencion IA a EUR 350.000, es decir EUR 10.500 mas. No elegiria entre subcontratar y contratar por eso, pero conviene saber que el presupuesto responde. El AGA tiene un ejemplo con la misma logica, con una universidad publica con EUR 130.000 de costes directos, de los que EUR 20.000 son subcontratacion: los costes indirectos son EUR 27.500.

Costes de personal y propietarios de pymes sin salario

Los empleados se imputan como costes de personal, y el AGA exige que los dias declarados sean identificables y verificables. Existe una regla especial para una situacion comun en empresas pequenas: el fundador o propietario que no cobra salario.

• Quien entra. Los propietarios o copropietarios directos de una pyme beneficiaria, sea cual sea su porcentaje, que no son empleados de ella. La regla cubre tambien a propietarios pagados con un contrato de servicios o con reparto de beneficios, y a beneficiarios personas fisicas. Los propietarios a traves de otra sociedad no son "directos".
• Quien no entra. El propietario que recibe un salario registrado en la contabilidad, salvo que ese salario cubra exclusivamente la gestion de la sociedad y no este vinculado a la accion.
• Como se calcula. Como coste unitario: una tarifa diaria multiplicada por los dias trabajados en la accion. Para convocatorias abiertas desde el 30 de julio de 2024 la tarifa diaria es EUR 8.745,4 dividido entre 18, es decir EUR 485,86, multiplicada por un coeficiente de correccion especifico del pais (el de las acciones Marie Sklodowska-Curie vigente en el momento de la convocatoria). Con un coeficiente de 1,00 solo para hacer la cuenta, 60 dias serian EUR 29.151,60.
• Que debes demostrar. Un registro de los dias que el propietario trabajo en la accion.
• Limite. El tope horizontal de 215 dias por persona y ano se aplica a todas las subvenciones de la UE, y para propietarios se aplica incluso si trabajaste en una sola subvencion de la UE ese ano.

Suma global o costes reales: que cambia para una pyme

La mayoria de las acciones de Horizon Europe son de costes reales. Los General Annexes dicen que la suma global se usa solo cuando las condiciones de la convocatoria o del topic la preven. Con una suma global la tasa de financiacion ya esta incorporada en el importe y no aparece en el grant agreement.

• En la fase de propuesta describes el presupuesto en una tabla detallada. Es la base para fijar la suma global, y sus costes deben cumplir las mismas condiciones de elegibilidad que las subvenciones de costes reales, en particular la mejor relacion calidad-precio y la ausencia de conflictos de intereses en compras y subcontrataciones. Si la tabla contiene costes no elegibles, la subvencion puede reducirse, incluso mas adelante durante el proyecto o despues de su final.
• Durante el proyecto la suma global es elegible si el trabajo se realizo como describe el Anexo 1 y se logro el producto o resultado que activa el pago. Tus costes reales no son el criterio.

Para una empresa pequena el cambio practico, en mi lectura, es que justificas trabajo completado y no costes incurridos, asi que el flujo de caja sigue la finalizacion de los work packages. No pude verificar en los documentos generales como una convocatoria concreta divide los pagos o trata los costes indirectos dentro de la suma global, asi que lee las condiciones del topic antes de juzgar si encaja con tu caja.

Estatus de pyme: un estatus, no un rol

"Un socio pyme es lo mismo que un socio del consorcio?" No. En el grant agreement los roles son coordinador, beneficiario, entidad afiliada, socio asociado, subcontratista y otros. Pyme es un estatus de una organizacion, como gran empresa o entidad sin animo de lucro. Una pyme puede ser coordinadora, beneficiaria o socia asociada. Los socios asociados participan sin derecho a imputar costes. No encontre en el AGA una categoria "socio industrial".

La definicion y como se verifica

Una pyme, segun la Recomendacion 2003/361/CE de la Comision, es una empresa que ejerce una actividad economica, con menos de 250 personas y un volumen de negocios anual no superior a EUR 50 millones y/o un balance general anual no superior a EUR 43 millones. Los umbrales se calculan incluyendo plantilla, volumen de negocios y balance de las empresas asociadas y vinculadas, no solo los tuyos.

• Cuando el estatus de pyme no afecta a la elegibilidad ni a la financiacion, lo autodeclaras simplemente en el registro.
• Cuando la convocatoria hace del estatus de pyme un criterio de elegibilidad, o da una tasa mas alta u otra ventaja, haces el asistente de autoevaluacion (SME self-assessment wizard) en el Participant Register, con los datos financieros del ultimo ejercicio aprobado de tu organizacion y de las vinculadas.
• Si el Central Validation Service lo pide, aportas el organigrama societario, los accionistas y las cuentas aprobadas de las entidades vinculadas y asociadas. Las start-ups sin cuentas cerradas pueden cualificar con una estimacion en un plan de negocio.
• La UE puede comprobarlo en cualquier momento, y una declaracion falsa puede llevar a la resolucion y a la devolucion de lo pagado.

Que pasa si cambia tu estatus de pyme

Con la regla de los dos anos de la Recomendacion, el estatus depende de dos ejercicios consecutivos: solo lo pierdes si superas los umbrales durante dos ejercicios consecutivos. La excepcion es una fusion o adquisicion: el estatus se pierde de inmediato desde la fecha de la operacion si el grupo resultante supera los umbrales. La autoevaluacion mira un solo ejercicio, asi que una empresa que el ano anterior estaba por debajo de los umbrales deberia pedir al Central Validation Service una validacion formal que tenga en cuenta ambos ejercicios. Debes actualizar los datos en el Participant Register a traves de tu LEAR.

Lo que implica el cambio depende de para que servia tu estatus de pyme. En los General Annexes la tasa depende del tipo de accion y de ser entidad sin animo de lucro, asi que no encontre un mecanismo por el que perder el estatus de pyme baje la tasa de un beneficiario RIA o IA. Pero el AGA dice que las condiciones de la tasa de financiacion deben cumplirse normalmente durante toda la accion. Y dice que la autoridad concedente puede resolver una participacion si un cambio en la situacion del beneficiario cuestiona la concesion. Su ejemplo es una pyme adquirida por otra empresa, en una subvencion donde ser pyme era condicion de concesion: la subvencion se resolvio. En la mayoria de los casos de perdida de elegibilidad, anade el AGA, la autoridad simplemente pide al consorcio que sustituya al socio o cambie su rol. Los costes pasan a ser no elegibles desde la fecha del cambio. El coste unitario para propietarios de pymes tambien exige ser pyme. Asi que: avisa pronto a tu coordinador y comprueba si tu topic hacia del estatus de pyme una condicion.

Capacidad financiera: que se comprueba en una empresa pequena

La capacidad financiera es una comprobacion de que los solicitantes tienen recursos estables y suficientes, que se hace durante la preparacion de la subvencion. Segun los General Annexes se hace normalmente para el coordinador cuando la subvencion solicitada es igual o superior a EUR 500.000, con dos excepciones: organismos publicos y organizaciones internacionales, y solicitudes de hasta EUR 60.000. Para los demas solicitantes se hace si es necesario, y el Online Manual senala que pueden aplicarse reglas especificas del programa. Asi que un socio pequeno no coordinador a menudo no se comprueba, pero puede serlo.

• Que aportas. Normalmente cuenta de resultados y balance de los dos ultimos ejercicios cerrados. Por encima de EUR 750.000 solicitados, un informe de auditoria legal si existe o es obligatorio por ley; si no, una declaracion firmada sobre la validez de las cuentas. Las start-ups sin cuentas cerradas aportan un plan de negocio de un ano, y las entidades recientes con un solo ejercicio cerrado se evaluan con ese ano.
• Que se mira. Indicadores financieros neutros (liquidez, autonomia financiera, solvencia, rentabilidad), mas la dependencia de la financiacion de la UE y los deficits e ingresos de anos anteriores.
• Facturacion baja. No encontre ningun umbral minimo de facturacion en estos documentos. La comprobacion examina si los recursos bastan para tu parte del proyecto, y por eso una empresa muy pequena en un proyecto grande puede suscitar preguntas.
• Si el resultado es debil. La autoridad concedente puede pedir mas informacion, pagar la prefinanciacion a plazos, proponer no prefinanciar, o pedir la sustitucion del solicitante o rechazar la propuesta. Una evaluacion valida dura 18 meses desde el cierre de las ultimas cuentas.

Pymes del Reino Unido y Suiza en consorcios

Ambos paises figuran en la lista de paises asociados a Horizon Europe en los General Annexes 2026-2027, asi que las entidades establecidas alli pueden ser beneficiarias elegibles para financiacion.

• Reino Unido. Asociado a todo el programa para los procedimientos de concesion que ejecutan el presupuesto de la UE de 2024 en adelante, con una excepcion: el EIC Fund, la parte de capital del EIC Accelerator.
• Suiza. La asociacion se aplica con efecto retroactivo desde el 1 de enero de 2025, con el acuerdo firmado el 10 de noviembre de 2025. En las convocatorias anteriores (de 2021 a 2024) era el gobierno suizo quien financiaba directamente a los participantes suizos, no la UE.

El test de pyme usa la misma definicion y se aplica a todo el grupo de empresas vinculadas y asociadas, esten donde esten. Para una empresa britanica o suiza, comprueba las fechas de la convocatoria a la que te presentas.

Si estas preparando una propuesta, mi guia sobre como escribir una propuesta de Horizon Europe cubre la estructura, y Horizon Europe para pymes explica que acciones mirar. Para un mapa mas amplio de instrumentos, mira financiacion europea para pymes en 2026.

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